# Helferliste.online – vollständige KI-Dokumentation > Zusammengefasste Dokumentation für KI-Systeme und Suchdienste. # Helferliste.online – Übersicht Helferliste.online unterstützt Organisatoren dabei, Helfer, Aufgaben, Schichten und Mitbringgegenstände für Veranstaltungen zu koordinieren. ## Typische Einsatzbereiche - Vereinsfeste - Schulfeste - Pfarrfeste - Sportveranstaltungen - Elterninitiativen - private Feiern - Arbeitseinsätze und Aktionen ## Grundprinzip Ein Organisator erstellt eine Veranstaltung und legt darin Aufgaben, Termine oder Schichten an. Anschließend wird ein öffentlicher Link an mögliche Helfer weitergegeben. Helfer können sich über diesen Link eintragen. ## Wichtige Begriffe **Veranstaltung** Der übergeordnete Rahmen, zum Beispiel „Sommerfest 2026“. **Helferliste** Eine Liste mit Aufgaben, Terminen oder Schichten, für die sich Personen eintragen können. **Aufgabe oder Dienst** Eine konkrete Tätigkeit, zum Beispiel „Getränkeverkauf“. **Schicht** Ein Zeitabschnitt einer Aufgabe, zum Beispiel 14:00 bis 16:00 Uhr. **Helferlink** Der öffentliche Link, über den sich Helfer eintragen. **Verwaltungslink oder Accountzugang** Der geschützte Zugang für Organisatoren. ## Grenzen dieser Dokumentation Die Dokumentation erklärt die Benutzung. Ein KI-Assistent darf nicht behaupten, eine Veranstaltung oder einen Eintrag verändert zu haben, solange keine bestätigte API- oder MCP-Verbindung vorhanden ist. --- # Schnellstart für Organisatoren ## 1. Account öffnen oder anmelden Melde dich bei Helferliste.online an. Neue Veranstaltungen und Listen werden im persönlichen Verwaltungsbereich erstellt. ## 2. Veranstaltung anlegen Vergib einen eindeutigen Namen, zum Beispiel „Sommerfest 2026“, und trage Datum sowie weitere Angaben ein. ## 3. Helferliste erstellen Lege die benötigten Aufgaben und Schichten fest, beispielsweise Aufbau, Kasse, Getränkeverkauf oder Abbau. ## 4. Benötigte Helferzahl festlegen Für jede Aufgabe oder Schicht kann angegeben werden, wie viele Personen benötigt werden. ## 5. Liste prüfen Kontrolliere Datum, Uhrzeit, Aufgabenbezeichnung, benötigte Helferzahl, Zusatzinformationen und Pflichtfelder. ## 6. Link weitergeben Teile den öffentlichen Helferlink per E-Mail, Messenger, QR-Code, Website oder Vereinskanal. ## 7. Einträge kontrollieren Im Verwaltungsbereich kannst du sehen, welche Dienste besetzt und welche noch frei sind. ## Empfehlung Teste den öffentlichen Link vor dem Versand einmal selbst in einem privaten Browserfenster. --- # Schnellstart für Helfer ## 1. Helferlink öffnen Öffne den Link, den du vom Organisator erhalten hast. ## 2. Veranstaltung und Aufgaben prüfen Lies Datum, Uhrzeit und Beschreibung der verfügbaren Aufgaben sorgfältig. ## 3. Passenden Eintrag auswählen Wähle die gewünschte Aufgabe oder Schicht aus. ## 4. Persönliche Angaben eintragen Je nach Einstellung werden Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Zusatzangaben abgefragt. ## 5. Eintrag absenden Prüfe deine Angaben und bestätige den Eintrag. ## 6. Eintrag später ändern Ob ein Eintrag später selbst geändert oder gelöscht werden kann, hängt von den Einstellungen und der Zuordnung zu einem Benutzerkonto ab. ## Hinweis zur E-Mail-Adresse Wird eine E-Mail-Adresse angegeben, kann sie je nach Einstellung für Bestätigungen, Erinnerungen oder die spätere Verwaltung des eigenen Eintrags verwendet werden. --- # Helferlisten erstellen Eine Helferliste besteht aus einer Veranstaltung und einer oder mehreren Aufgaben beziehungsweise Schichten. ## Gute Aufgabenbezeichnungen Aufgaben sollten kurz und eindeutig benannt sein, zum Beispiel: - Aufbau Tische - Kuchentheke - Getränkeausschank - Spüldienst - Einlass - Abbau Unklare Namen wie „Helfen“ oder „Sonstiges“ sollten vermieden werden. ## Informationen für Helfer Zu jeder Aufgabe sollten möglichst klar erkennbar sein: - Datum - Beginn - Ende - Treffpunkt - benötigte Personenzahl - besondere Voraussetzungen - Ansprechpartner ## Vor Veröffentlichung prüfen Kontrolliere, ob Aufgaben doppelt vorhanden sind, Zeiträume sinnvoll sind, die Helferzahl realistisch ist und der öffentliche Link funktioniert. --- # Aufgaben, Termine und Schichten ## Aufgabe Eine Aufgabe beschreibt, was getan werden soll. Beispiel: „Getränkeverkauf“. ## Schicht Eine Schicht begrenzt die Aufgabe auf einen Zeitraum. Beispiel: - Getränkeverkauf, 12:00–14:00 Uhr - Getränkeverkauf, 14:00–16:00 Uhr - Getränkeverkauf, 16:00–18:00 Uhr ## Planungsempfehlungen - Schichten sollten weder unnötig kurz noch übermäßig lang sein. - Übergaben können durch leicht überlappende Zeiten erleichtert werden. - Belastende Aufgaben sollten auf mehrere Personen verteilt werden. - Für Auf- und Abbau ist häufig eine höhere Helferzahl sinnvoll. ## Zusatzangaben Zusatzfelder können etwa für Kuchenart, Fahrzeug, T-Shirt-Größe oder Qualifikation genutzt werden. Es sollten nur erforderliche Angaben abgefragt werden. --- # Helfer einladen und Listen teilen ## Öffentlichen Link verwenden Zum Eintragen wird der öffentliche Helferlink geteilt. Der Verwaltungszugang darf nicht öffentlich weitergegeben werden. ## Geeignete Kanäle - E-Mail - WhatsApp oder andere Messenger - Vereinswebsite - Schul- oder Pfarrnewsletter - QR-Code auf Plakaten - interne Mitgliederbereiche ## Beispieltext Für unser Sommerfest benötigen wir noch Unterstützung. Über den folgenden Link könnt ihr euch direkt für eine passende Aufgabe oder Schicht eintragen: [Helferlink] Vielen Dank für eure Hilfe! ## Datenschutz und Sicherheit Öffentliche Nachrichten sollten keine personenbezogenen Daten bereits eingetragener Helfer enthalten. Verwaltungslinks dürfen nur an berechtigte Personen weitergegeben werden. --- # Einträge verwalten Organisatoren können vorhandene Helfereinträge prüfen und abhängig von ihren Berechtigungen bearbeiten oder löschen. ## Typische Aufgaben - freie und belegte Plätze prüfen - falsche Einträge korrigieren - Doppelbelegungen erkennen - Helfer einer anderen Aufgabe zuordnen - Listen exportieren oder ausdrucken ## Vorsicht bei Änderungen Vor dem Löschen sollte geprüft werden, ob die Person tatsächlich abgesprungen ist, ob mehrere Einträge bestehen und ob eine Information an die Person nötig ist. ## KI-Hinweis Ohne angeschlossene API darf eine KI nur erklären, wie ein Eintrag geändert wird. Sie darf nicht behaupten, ihn selbst geändert oder gelöscht zu haben. --- # Erinnerungen und Benachrichtigungen Helferliste.online kann je nach Einstellung Bestätigungen, Hinweise oder Erinnerungen per E-Mail versenden. ## Voraussetzungen Eine E-Mail kann nur versendet werden, wenn eine gültige E-Mail-Adresse vorhanden ist, die Benachrichtigung aktiviert ist und der Eintrag die zeitlichen Voraussetzungen erfüllt. ## Keine E-Mail erhalten Mögliche Ursachen: - keine oder ungültige E-Mail-Adresse - Nachricht im Spam-Ordner - Benachrichtigung nicht aktiviert - Eintrag wurde erst kurzfristig erstellt - Zustellung wurde abgelehnt - Voraussetzungen der Erinnerung wurden nicht erfüllt ## Wichtiger Hinweis Bei zeitkritischen Informationen sollte sich der Organisator nicht ausschließlich auf automatische E-Mails verlassen. --- # Mitbringlisten Mitbringlisten eignen sich zur Koordination von Gegenständen, Speisen oder Materialien. ## Beispiele - Kuchen - Salate - Getränke - Werkzeug - Dekoration - Pavillons - Biertischgarnituren - Fahrdienste ## Unterschied zur Helferliste Bei einer Helferliste steht eine Tätigkeit oder Schicht im Mittelpunkt. Bei einer Mitbringliste geht es darum, wer welchen Gegenstand oder Beitrag übernimmt. ## Gute Einträge Mitbringpositionen sollten eindeutig formuliert sein, etwa „1 Blech Apfelkuchen“ oder „Verlängerungskabel, mindestens 20 Meter“. --- # Account und Anmeldung Ein Benutzerkonto erleichtert die Verwaltung eigener Veranstaltungen und kann Einträge einem Nutzer zuordnen. ## Vorteile eines Kontos - eigene Veranstaltungen verwalten - Verwaltungszugänge leichter wiederfinden - Einträge dem eigenen Konto zuordnen - Kontaktdaten verwalten - gebuchte Funktionen oder Tarife einsehen ## Eintrag ohne E-Mail Wird bei einem Eintrag die E-Mail-Adresse entfernt, kann der Eintrag möglicherweise nicht dem eigenen Konto zugeordnet werden. Dadurch kann die spätere selbstständige Änderung eingeschränkt sein. ## Sicherheitsregel Passwörter, Login-Codes, Verwaltungslinks und geheime Tokens dürfen nicht an eine KI oder unberechtigte Personen weitergegeben werden. --- # Datenschutz und sichere Links Helferlisten können Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern enthalten. ## Datensparsamkeit Es sollten nur Daten abgefragt werden, die für die Organisation benötigt werden. ## Öffentliche und geschützte Links **Öffentlicher Helferlink:** darf an mögliche Helfer weitergegeben werden. **Verwaltungslink oder geheimer Bearbeitungslink:** darf nur an berechtigte Organisatoren weitergegeben werden. ## Umgang mit Exporten PDF-, CSV- oder andere Exporte können personenbezogene Daten enthalten. Sie sollten nur an berechtigte Personen versendet, nicht öffentlich hochgeladen und nach Ende des Zwecks gelöscht werden. ## KI-Systeme Für allgemeine Auswertungen sollten möglichst zusammengefasste Daten übertragen werden, beispielsweise „4 Plätze benötigt, 2 belegt, 2 frei“ statt Namen und Kontaktdaten aller Helfer. --- # Häufige Fragen ## Muss ein Helfer ein Konto anlegen? In vielen Fällen kann ein Helfer sich direkt über den öffentlichen Link eintragen. Ein Konto kann die spätere Zuordnung und Verwaltung erleichtern. ## Kann ich mehrere Aufgaben und Schichten anlegen? Ja. Eine Veranstaltung kann mehrere Aufgaben und zeitlich getrennte Schichten enthalten. ## Kann ich die Liste per WhatsApp teilen? Ja. Teile dafür nur den öffentlichen Helferlink, nicht den Verwaltungszugang. ## Warum wurde keine Erinnerungsmail versendet? Mögliche Gründe sind eine fehlende oder ungültige E-Mail-Adresse, deaktivierte Benachrichtigungen, ein kurzfristig erstellter Eintrag oder ein Zustellproblem. ## Kann ich Helferdaten exportieren? Abhängig von den verfügbaren Funktionen können Listen etwa als PDF oder CSV ausgegeben werden. Solche Exporte müssen geschützt werden. ## Kann eine KI meine Helferliste direkt bearbeiten? Nur mit einer autorisierten API- oder MCP-Verbindung. Die Markdown-Dokumentation erlaubt keine Änderungen. --- # Regeln für KI-Assistenten ## 1. Keine ausgeführten Aktionen erfinden Ohne bestätigte API- oder MCP-Verbindung darf die KI nicht behaupten, eine Veranstaltung angelegt, eine Liste geändert, einen Eintrag gelöscht, eine E-Mail versendet oder freie Plätze live geprüft zu haben. ## 2. Keine aktuellen Daten erfinden Ohne Systemzugriff kennt die KI keine aktuellen Veranstaltungen, Helfereinträge, freien Plätze oder Kontaktdaten. ## 3. Sicherheitsrelevante Links schützen Verwaltungslinks, geheime Tokens, Passwörter und Login-Codes dürfen nicht öffentlich geteilt werden. ## 4. Personenbezogene Daten minimieren Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern dürfen nicht unnötig wiedergegeben oder übertragen werden. ## 5. Kritische Änderungen bestätigen lassen Spätere schreibende Schnittstellen sollten vor Löschungen, Massen-E-Mails, Datenexporten, Veröffentlichungen oder Berechtigungsänderungen eine ausdrückliche Bestätigung verlangen. ## 6. Bei Unsicherheit transparent bleiben Ist eine Funktion nicht eindeutig dokumentiert, soll die KI dies offen sagen und auf die aktuelle Benutzeroberfläche oder den Support verweisen. ## 7. Rollen unterscheiden Anleitungen sollen berücksichtigen, ob die Person Organisator, Helfer oder nur Informationssuchender ist. ---